Como implementar la Gestión del Conocimiento: Primeros pasos

Gestionar el conocimiento es un imperativo que no ha perdido fuerza. El ritmo de crecimiento y competitividad que exigen los mercados lo convierten en una pieza clave de la estrategia organizacional. Sin embargo, aplicar la gestión del conocimiento no es una tarea fácil y aún se debate acerca de la mejor forma de hacerlo. ¿Por dónde comenzar? ¿Qué aspectos debemos considerar? ¿Cómo aseguramos que se genere valor? Son algunas de las preguntas que a menudo se hacen las personas cuando empiezan a desarrollar la gestión del conocimiento.

Los primeros pasos

Está claro que el futuro involucrará más tecnología, no menos. Sin embargo lo primero que debemos saber es que la gestión del conocimiento (GC) no se soluciona a través de la tecnología. Hoy contamos con diversas y variadas plataformas que permiten integrar equipos y facilitar la colaboración. La tentación, por lo tanto, es de interactuar más con estas herramientas y en el proceso obviamos dos pasos muy importantes: entender los reales intereses de la organización e identificar el conocimiento estratégico.

Para desarrollar la GC es necesario llevar a cabo un diagnóstico de la organización, sobre sus necesidades actuales y futuras, conocer acerca de sus problemas y obstáculos.   Hay que entender cuál es el foco estratégico de cada área, hacia donde quiere ir la organización, en síntesis, entender los  factores que determinan su éxito.  Esto es importante porque uno de los principales objetivos de la GC es desarrollar el conocimiento estratégico. Este conocimiento se relaciona directamente con la generación de valor y las acciones deben estar focalizadas en su desarrollo.

La identificación del conocimiento estratégico normalmente se lleva a cabo mediante talleres aunque también se puede hacer a través de entrevistas. Sin embargo es mucho más favorable generar un espacio de debate y análisis en equipo. Esto es importante porque el ejercicio puede servir de preámbulo para elaborar el plan estratégico de la organización. El esquema sugerido es trabajar una primera sesión de análisis, donde se exponen los antecedentes relevantes (definidos previamente con cada responsable de área), los principales problemas encontrados, y las proyecciones de crecimiento. Lo que se busca es identificar el conocimiento necesario para apalancar los objetivos y estrategias de cada área. Para cada organización el contenido será diferente y es justamente por eso que el diagnóstico de la organización es muy importante ya que permitirá orientar y ajustar el taller a la medida de cada área, según sus necesidades.

uno de los principales objetivos de la GC es desarrollar el conocimiento estratégico. Este conocimiento se relaciona directamente con la generación de valor y las acciones deben estar focalizadas en su desarrollo.  Foto: Taller de identificación y desarrollo del conocimiento estratégico; empresa GMD (Grupo Graña y Montero)

uno de los principales objetivos de la GC es desarrollar el conocimiento estratégico. Este conocimiento se relaciona directamente con la generación de valor y las acciones deben estar focalizadas en su desarrollo. Foto: Taller de identificación y desarrollo del conocimiento estratégico; empresa GMD (Grupo Graña y Montero

El resultado final será una matriz de conocimiento donde se muestra los conocimientos identificados de acuerdo a niveles de criticidad, la red de conocedores (quien sabe que) y una versión inicial del plan de trabajo para desarrollar el conocimiento. Es muy probable que para cada conocimiento identificado se tenga que hacer un análisis más profundo para lograr un nivel de detalle superior. Esto corresponde a una segunda etapa (post taller) y donde se involucra a otros especialistas que tengan experiencia sobre el conocimiento identificado.

¿Qué otros aspectos deben tomarse en cuenta?

Cabe destacar que el esfuerzo de identificar el conocimiento estratégico no le resta importancia a otros elementos como la cultura organizacional, la creación de comunidades de conocimiento, generación y aplicación de lecciones aprendidas, documentación e institucionalización de procesos,  etc.  Por ejemplo, la cultura es imprescindible para movilizar a la organización y el diagnóstico inicial también debe servir para obtener una primera radiografía de la organización con respecto a la cultura.  En futuras publicaciones explicare cada uno de estos elementos y como se unen para formar un modelo de gestión del conocimiento.

El resultado final será una matriz de conocimiento donde se muestra los conocimientos identificados de acuerdo a niveles de criticidad, la red de conocedores (quien sabe que) y una versión inicial del plan de trabajo. Foto: Taller de conocimiento estratégico; Empresa GMD SA (Grupo Graña y Montero)

El resultado final será una matriz de conocimiento donde se muestra los conocimientos identificados de acuerdo a niveles de criticidad, la red de conocedores (quien sabe que) y una versión inicial del plan de trabajo. Foto: Taller de conocimiento estratégico; Empresa GMD SA (Grupo Graña y Montero)

la cultura es imprescindible para movilizar a la organización; Foto: Compartiendo conocimiento en la comunidad ISO; Empresa GMD (Grupo Graña y Montero)

la cultura es imprescindible para movilizar a la organización; Foto: Compartiendo conocimiento en la comunidad ISO; Empresa GMD (Grupo Graña y Montero)

en la GC también hay que considerar la creación de comunidades de conocimiento, la generación y aplicación de lecciones aprendidas, documentación e institucionalización de procesos,  etc ( Foto: Compartiendo lecciones aprendidas de los proyectos; Empresa GMD (Grupo Graña y Montero)

en la GC también hay que considerar la creación de comunidades de conocimiento, la generación y aplicación de lecciones aprendidas, documentación e institucionalización de procesos, etc ( Foto: Compartiendo lecciones aprendidas de los proyectos; Empresa GMD (Grupo Graña y Montero)

La GC conlleva una responsabilidad compartida con varios miembros claves de la organización. Por ende es importante escuchar y dialogar, proponer y saber ajustar el modelo de GC en función a las reales necesidades de la organización. Solo de esta manera se lograra convertir la GC en una palanca decisiva para la generación de valor.

© Jose Carlos Tenorio Favero

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