Gestión del Conocimiento: Procesos e implantación

En ocasión del articulo número 100 que publicamos en el blog,  tenemos el agrado de compartirles este articulo del Ing. Luis Diaz Imiela-Gentimur, ex gerente general de GyM y Director del Centro Corporativo de Aprendizaje de Graña y Montero.

Los procesos fundamentales de la gestión del conocimiento son sólo dos: la creación y la transmisión. Todos los demás cómo la organización o su almacenaje no son sino ayudas para los anteriores. Incluso a veces es difícil distinguir entre creación y transmisión, pues casi siempre se crea sobre la base de un conocimiento que nos ha sido transmitido.

La creación es un proceso muy complejo, varía dependiendo del tipo de conocimiento y el agente que lo crea. Sin embargo son muy útiles para la reflexión en torno a la creación de conocimiento las ideas evolutivas. El mecanismo de variación ciega y retención selectiva, propio de la teoría de la evolución de las especies, es muy potente cuando se aplica al conocimiento.

Generamos al cabo de un día una gran cantidad de ideas. La mayoría son tonterías que olvidamos. Pero en alguna ocasión la idea vale la pena. Esa es la que retenemos. Un sistema de gestión del conocimiento que formalice este proceso, asegurando una selección adecuada (a través de una “revisión por sus pares”) y que las registre adecuadamente (publicado en “revistas especializadas”), es el que se aplica en el mundo de la “investigación científica”. En vista de los avances de la ciencia, podríamos decir que es el sistema más efectivo de la historia.

El problema de la transmisión del conocimiento no suele ser, en la mayoría de las ocasiones, la dificultad de comunicarlo. A menudo el reto es conseguir que las personas accedan a compartir ese conocimiento. Las reticencias son explicables y fundamentadas: adquirir conocimiento es algo que supone esfuerzo. ¿Por qué tengo yo que compartirlo con alguien a quien quizá ni siquiera conozco? Se requiere conseguir que compartir conocimiento sea tan beneficioso para la organización como para el individuo. Y no necesariamente en términos financieros.

El fomento de la difusión del conocimiento representa un cierto riesgo en las organizaciones actuales con topologías de red y fronteras muy difusas. No está claro que pueda difundirse el conocimiento internamente y evitar que salga al exterior. Aunque esa fuga, si se sabe aprovechar puede ser una ventaja. Podemos observar como el externo interioriza y  utiliza esa primera oleada de conocimientos y de allí extraer nuevos conocimientos en un ciclo de aprendizaje y creación continuos.

Es imposible abarcar de un golpe la implantación de la gestión del conocimiento en una organización. Es muy complejo. Es aconsejable dividir la implantación en pequeños proyectos, donde el conocimiento tenga un papel relevante, centrados en aspectos concretos y no iniciarlos todos a un tiempo. Empezar por un proyecto con alta probabilidad de éxito, que involucre personas favorables a la iniciativa y que produzca resultados útiles en poco tiempo. Esa es la mejor estrategia para despejar las dudas sobre la rentabilidad de la gestión del conocimiento y motivar a la organización.

La gestión del conocimiento requiere un período de asentamiento que permita separar el grano de la paja, distinguir las ideas útiles e innovadoras de la palabrería destinada a vender software o consultorías. Ha llegado el momento en que la gestión del conocimiento se convierta en una disciplina y para ello se requiere definir sólidos fundamentos conceptuales.

Además de un sólido marco teórico de la gestión del conocimiento, el futuro será marcado inevitablemente por nuevos tipos de organización más adaptados  a la topología en red, que requerirán nuevas soluciones. También, lo requerirán las organizaciones, por el surgimiento  de nuevas tecnologías con posibilidades que ahora no alcanzamos a intuir, entre ellas: la extracción de conocimiento de bases de datos (data mining), la visualización de la información, la interacción persona-ordenador (Human Computer Interaction) o los sistemas de búsqueda y recuperación de la información no estructurada con algoritmos posibles en ordenadores cuánticos.

Las organizaciones del futuro van a dar al conocimiento un papel cada vez más relevante. Las bases organizativas de la economía industrial ya no sirven para la economía del conocimiento y la gestión del conocimiento debe sentar nuevas bases. Organizaciones más basadas en las personas y en las relaciones que en los procedimientos y las funciones y que se basan en aprovechar al máximo las técnicas de la gestión del conocimiento.

Algunas líneas de futuro van estar relacionadas con temas como: la gestión de contenidos, la complementariedad conocimiento tácito-conocimiento explícito, el e-learning, o la emergencia del conocimiento colectivo.

A largo plazo, el triunfo de la gestión del conocimiento será definitivo, cuando esté tan integrada en la práctica de las organizaciones que no haga falta ni mencionarla.

Luis Diaz Imiela-Gentimur